minggu, 21 Oktober 2012
Tugas X b1- X b2 oktober th 2012
cermat dan teliti ke 3 hal : .a. Mengidentifikasi pekerjaan kantor
b. Mengidentifikasi sarana-prasarana administrasi perkantoran
c. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran, sehingga dapat menjawab 9 pertanyaan : a. Apa pengertian administrasi
b. sebutkan faktor administrasi
c. apa pengertian kantor
d. apa pengertian administrasi perkantoran
e. apa pengertian pekerjaan kantor
f. sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor
g. jelaskan sarana dan prasarana pekerjaan kantor
h. apakah etika kepegawaian
i. bagaimanakah syarat standar kualifikasi personil kantor semua jawaban dan komentar kalian kerjakan di postingan weblog masing masing...siapa cepat melapor disini..(amsfiletugas1_weblog)
b. Mengidentifikasi sarana-prasarana administrasi perkantoran
c. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran, sehingga dapat menjawab 9 pertanyaan : a. Apa pengertian administrasi
b. sebutkan faktor administrasi
c. apa pengertian kantor
d. apa pengertian administrasi perkantoran
e. apa pengertian pekerjaan kantor
f. sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor
g. jelaskan sarana dan prasarana pekerjaan kantor
h. apakah etika kepegawaian
i. bagaimanakah syarat standar kualifikasi personil kantor semua jawaban dan komentar kalian kerjakan di postingan weblog masing masing...siapa cepat melapor disini..(amsfiletugas1_weblog)
27sept2012.cek juga di fb grup kelas ybs untuk pembelajaran
jawaban:
a. Pengertian Administrasi
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.Pengertian administrasi dalam arti sempit :Kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan
tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta
memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam
hubungan satu sama lain.Pengertian administrasi dalam arti luas :Kegiatan
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan
pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan
mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif
dan efisien.
b. Faktor Administrasi
1. Terdiri dari sekelompok orang
2. Melakukuan kerja sama
3. Untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisian
c. Pengertian Kantor
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung,
rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
d. Pengertian Administrasi Kantor
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
e. Pengertian Pekerjaan Kantor
George
Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut:
“Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa “Pekerjaan perkantoran
berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuat warkat-warkat,
pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan dikemudian hari. Warkat ini mungkin merupakan sejarah dari
pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh
daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat perjanjian, surat
pesanan, laporan dan segala macam nota yang tertulis dan
tercetak”.
Littlefield
dan Peterson menerangkan bahwa setiap pekerjaan kantor dalam sebuah
organisasi dalam dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini
hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa
produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah
satu dari banyak pekerjaan lainnya.
f. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :
1. Menghimpun
Yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang
belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap
digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2. Mencatat
Merupakan
kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3. Mengolah
Merupakan
berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat
tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : memuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.
4. Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan
7. Melakuan Komunikasi
Yaitu
kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik
langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima
pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting
8. Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9. Pekerjaan lainnya
Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service
g. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih
ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll
sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti
tanah, gedung, ruangan dll.
h. Pengertian Etika Kepegawaian
Etika
merupakan tata cara berhubungan dengan manusia lainnya. Khusus untuk
dunia perbankan masalah etika sangat perlu untuk diketahui dan
dijalankan.
i. Syarat-syarat personil kantor
a. Persyaratan pengetahuan
Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
b. Persyaratan keterampilan
Seorang
personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan
administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan
yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan.
c. Persyaratan kepribadian
Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1) Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya
2) Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti
3) Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan
4)
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak
berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun
dalam bersikap.
5) Dapat menyimpan rahasia.